Välj en sida

Anonym jätte i norr scannar din myndighetspost

I deklarationstider kan det komma 1,5 ton post per dag till Softronics scanningstjänst i Arjeplog. Samtidigt ställer digitalisering och hårdnad konkurrens krav på att tjänsterna ständigt utvecklas så att värdefulla arbetstillfällen stannar på orten.
Text och foto: Alice Lewy
De flesta i Sverige har i något sammanhang haft dokument som passerat genom Softronics scanningstjänst i Arjeplog.

– Ja, jag skulle tro det. Åtminstone om man haft sin deklaration på papper eller någon gång varit arbetslös, säger Udo Hegner, verksamhetsansvarig och baserad på huvudkontoret i Stockholm men just nu i Arjeplog för några dagars jobb.

Hos scanningstjänsten digitaliseras pappersdokument och manuella ärendeflöden av olika slag. Grundläggande för verksamheten är att uppfylla medborgarnas demokratiska rättighet att kunna kommunicera med myndigheter, även om de inte använder e-tjänster.

Utöver scanningen hanterar man redan digitala dokument, som på samma sätt registreras, verifieras och tolkas för att kunna gå in i ärendehanteringssystemet.

Softronic scanning Arjeplog
Christer Lundström vid huvudscannern ”H12:an”, som klarar upp till 600 bilder i minuten

Bland kunderna finns myndigheter, organisationer, företag och a-kassor. För a-kassornas räkning hanterar Softronic bland annat medlemmars dokument i Mina sidor, till exempel arbetsgivarintyg eller kompletteringar som en medlem själv laddar upp.

– För att få in intyget i systemet måste vi kunna hämta data från det. Det gör vi genom en kombination av automatiserade och manuella processer, säger Magdalena Rosie, produktionsansvarig i Arjeplog.

I takt med ökad digitalisering har mängden papper minskat drastiskt. Volymerna sjunker fortfarande med ungefär 17 procent per år.

Många av processerna är robotiserade, som den automatiska blankettigenkänningen som kan tolka data från exempelvis ett uppladdat foto. Men långt ifrån allt går att göra maskinellt och det mänskliga ögat är i många fall fortfarande avgörande. Förändrade kundbehov och ökad konkurrens ställer stora krav på att scanningstjänsten kan anpassa och utveckla sina tjänster.

– Vi har en egen avdelning som utvecklar mjukvara. Alla medarbetare är också delaktiga i idéarbetet och i att hitta nya lösningar. Jag skulle vilja påstå att deras kompetens och driv varit avgörande för att vi kunnat överleva, säger Udo Hegner.

Citat

Vi har en egen avdelning som utvecklar mjukvara. Alla medarbetare är också delaktiga i idéarbetet.

Idag arbetar 21 personer på scanningstjänsten. Alla är säkerhetsklassade och har tystnadsplikt.

För att minimera sårbarheten är arbetsfördelningen sådan att alla kan hoppa in överallt i verksamheten.

– Man har såklart sina spetskompetenser men alla är insatta i alla projekt. Så att vi inte står där med en medarbetare som vabbar, en som är ledig och en som är sjuk, och ingen kan jobba vidare med ett projekt, säger Magdalena Rosie.

I ett av rummen står Christer Lundström och scannar buntar. Scannern, eller “H12:an”, är en av de snabbaste på marknaden, med en kapacitet på 600 bilder i minuten. I deklarationstider när pappersmängderna är som störst kompletteras den med sex mindre scannrar.

När ett dokument scannats och blivit till ett ärende går det vidare genom de olika stationerna i systemet. Alla flöden monitoreras noga och originaldokumentet märks och arkiveras för full spårbarhet. Om systemet är osäkert måste blanketten granskas manuellt.

Man har att förhålla sig till personuppgiftslagen och GDPR. Delar av verksamheten lyder även under LUFS, lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet.

– Vi försöker vara så bullet proof som möjligt men det är klart att ibland blir det fel. Då analyserar vi och gör en förändring så att det inte händer igen. Och vi är bra på att erkänna fel om det skulle uppstå. Det uppskattas av våra kunder, säger Magdalena Rosie.

0 kommentarer

Skicka en kommentar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Fakta Softronic

Med 21 anställda är Softronic en av de största arbetsgivarna i Arjeplog. Totalt har kommunen drygt 2 800 invånare (2018).

Bli prenumerant på A-liv (det är gratis!)

Missa inget nummer av A-liv och håll dig informerad genom att bli e-postprenumerant. Du anmäler dig på aea.se/aliv.

Share This